Heb jij ook klanten die vaak te laat of zelfs helemaal niet betalen? Het sturen van herinneringen en het nabellen van deze debiteuren is tijdrovend en zou niet jouw focus moeten hebben. Helaas is dit toch een veelvoorkomend probleem bij ondernemingen. Hoe krijg jij weer grip op je debiteurenbeheer?
Wat is debiteurenbeheer?
Het hele proces waarin jij zorgt dat jouw klanten de openstaande rekeningen gaan betalen wordt gezien als debiteurenbeheer. Dit omvat dus het hele proces van het versturen van het eerste factuur tot het daadwerkelijk krijgen van jouw welverdiende geld. Denk hierbij ook aan activiteiten als het opstellen van betalingstermijnen, het nabellen van openstaande facturen en het versturen van aanmaningen. Waarom is het belangrijk dat je dit op orde hebt?
Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemers?
Het belangrijkste doel van jouw onderneming is natuurlijk het behalen van maximale winst. Je maakt kosten om producten of een dienst te leveren aan je klanten, maar hebt ook de opbrengst nodig om winst te maken. Er bestaan talloze redenen waarom jouw debiteuren niet betalen: De klant is niet tevreden, er staat een fout op het factuur of de klant heeft andere prioriteiten. Het achterhalen van de redenen is belangrijk om hier in de toekomst beter mee om te gaan.
Een slecht debiteurenbeheer is dan ook een van de voornaamste redenen waarom veel bedrijven in de problemen komen. Ze raken het overzicht kwijt en weten niet wat nog betaald moet worden, terwijl de eigen kosten wel doorlopen. Het is daarom cruciaal om een goed proces op te stellen, waarin jouw debiteurenbeheer volledig geautomatiseerd is en gekoppeld met de boekhouding. Een goed debiteurenbeheer verbetert daarnaast ook de relatie met je klanten, wat weer leidt tot snellere betalingen.
Tips voor een beter debiteurenbeheer
Heb jij ook behoefte aan een beter debiteurenbeheer? Bekijk dan eens deze tips:
1. Leer je klanten kennen
Probeer na te gaan hoe de klant bij jou terecht is gekomen. Door jouw klanten beter te leren kennen kan jij je betalingsvoorwaarden aanscherpen voor een beter proces. Doe ook onderzoek naar de wensen en voorwaarden van de klant en maak hier afspraken over.
2. Stuur je factuur zo snel mogelijk op
Stuur direct na het leveren van jouw product of dienst de factuur op. Als jij langer wacht met het versturen is de klant ook geneigd om de factuur niet direct te betalen. Vermeld ook de betalingstermijn.
3. Actie ondernemen als betalingstermijn is verlopen
Stuur bij het verlopen van de eerste termijn een herinnering door een mailtje te sturen. Nog steeds niet betaald na 7 dagen? Bel dan even op en vraag waarom er nog niet betaald is. Eventuele vervolgstappen kunnen zijn het sturen van een aanmaning of het inschakelen van een incassobureau. Houd er rekening mee dat hier kosten aan verbonden zitten.
4. Debiteurenbeheer uitbesteden
Ben je heel veel tijd kwijt aan jouw debiteurenbeheer? Zou jij deze tijd liever aan andere zaken willen besteden? Een goede oplossing is het uitbesteden van jouw debiteurenbeheer.
De kracht van Payt debiteurenbeheer
Steeds meer bedrijven kiezen voor het uitbesteden van het debiteurenbeheer. Met het debiteurenbeheer van Payt zorgt ervoor dat jij geen tijd meer hoeft te steken in het nabellen van klanten en het handmatig versturen van facturen. Een goed beheer van jouw debiteuren zorgt voor meer consistentie. Payt verzamelt ook alle opmerkingen van debiteuren, om zo je klant nog beter te leren kennen. Deze facturen en reacties worden dan in een dossier opgeslagen. Hierdoor krijg je een duidelijk beeld van de eisen en wensen van de debiteur, waardoor je hier in de toekomst beter mee om kan gaan.
Het grote voordeel van Payt is een geautomatiseerd proces, waarin jij zelf de voorwaarden bepaalt. Het systeem verstuurt daarna automatisch de dagelijkse facturen en herinneringen en doet zelfs een kredietwaardigheidscheck voor jouw debiteuren. Door het automatiseren van jouw debiteurenbeheer heb jij meer tijd over voor andere belangrijke zaken binnen jouw bedrijf!
Koppeling Exact Online
Payt biedt ook een goede koppeling met Exact Online, waardoor alle nieuwe facturen vanuit Exact Online direct worden doorgestuurd naar de klant. Na het betalen worden de facturen automatisch gesloten, waardoor er geen handmatig werk meer nodig is. Door het koppelen van deze systemen ontstaat er geen verwarring en hoef jij geen aandacht meer besteden aan het controleren van de administratie.
