In de introducerende blog over het onderwerp Financial Analytics is het belang van Financial Analytics kort aan bod gekomen. In de introducerende blog legde wij de nadruk op de toekomst. In deze blog zullen wij concrete voorbeelden bespreken over hoe Analytics het best kan worden gebruikt om de onderneming te sturen.
Begroting
Een strandtent zal meer verkopen in de zomer, dan in de winter. Een horecagelegenheid zal in dezelfde trant meer verkopen in het weekend dan op de weekdagen. Je ziet veel van deze bedrijven hier ook op inspelen, extra personeel inhuren rond de zomertijd, de vaste krachten gedurende deze tijd meer inzetten. Daarnaast worden terrasjes geopend, zodat ten eerste de klanten van het weer kunnen genieten, maar ook om zoveel mogelijk klanten op te vangen. Een strandtent en een restaurant hebben een redelijk simpel verloop wat betreft een stijging en daling van activiteit, maar er zijn voor elk bedrijf cijfers om te volgen wanneer precies de marketing omhoog moet worden geschroefd en wanneer de figuurlijke winterslaap ingaat.
Zo kan je de gemiddelde levensduur van een product gebruiken om in te schatten hoe vaak een klant per jaar / decennium een aankoop doet. Als klant A op 12-9-2016 een kledingkast koopt en de levensduur van een kledingkast is ongeveer 4 jaar, kan je een schatting doen dat klant A in september 2020 opnieuw een kast gaat kopen. Er speelt wel in de achtergrond mee, of klant A niet in een andere woonsituatie terecht komt, de ervaring met het product goed of slecht was en meer. Echter kan in beginsel een schatting worden gedaan dat als 2.000 klanten in september 2016 kledingkasten afnemen, dat deze 2.000 klanten in september 2020 opnieuw kledingkasten afnemen plus een eventuele groei en minus een eventuele verloop van klanten.
Kosten zijn wat statischer wat betreft voorspelling. Vaste kosten zoals gas, licht en water kunnen voor een jaar en met redelijke nauwkeurigheid voor meerdere jaren worden vastgelegd. Hetzelfde geldt voor de huur, aflossing hypotheek etc. De inkoop is afhankelijk van de verkoop. De regel voor het opstellen van begrotingen is dat je vanuit het verkoopplan werkt.
Als onderdeel van de controllingpakketten heeft CBEE het maken van begrotingen. Hier begrotingen we de cijfers op kwartaal- of maandbasis. Hiermee wordt inzicht verschaft over het te komen jaar.
Winstgevendheid
Winstgevendheid kan in meerdere maten gemeten worden, zo kan je de winstgevendheid van de eigen medewerkers, bepaalde producten of zelfs klanten meten. Bedrijven die werken met een winstoogmerk willen de winstgevendheid maximaliseren. De winstgevendheid meten geldt niet alleen voor handels- of productiebedrijven, maar ook voor dienstverlenende bedrijven. Bij dienstverlenende bedrijven, kan bijvoorbeeld dat je een kerntaak hebt in het begeleiden van klanten bij een kredietaanvraag, als je daarnaast ook advies biedt, heb je twee operationele activiteiten. Achter beide activiteiten zitten bepaalde tarieven en kosten gebonden. Dit werkt bij handels- en productiebedrijven hetzelfde. Verkoopprijs en inkoop- of productiekosten werken hier als meetsysteem.
Als bedrijf is de klant koning en is iedere klant gelijk, maar toch zitten er verschillen tussen klanten. Sommige klanten leveren meer op en sommige klanten leveren minder op. Om deze klanten te herkennen is één stap. Zo zullen ze bij een bezoek meer producten afnemen en minder tijd vergen en tegelijkertijd dus minder kosten zorgen. Dit soort klanten wil je dan graag binnenhalen, maar hoe herken je deze klanten? Het is goed om bij te houden via welk traject deze klanten zijn binnengekomen en hoe deze klanten het hebben ervaren.
Het voordeel hiervan is als een bepaald traject effectief blijkt te zijn of een winstgevende klant oplevert, dat je dan hier op kan sturen door meer middelen in deze methode kan steken. Door de winstgevendheid van een product of dienst te meten kan je besluiten om een bepaalde dienst weg te laten of juist de beslissing te maken om van deze dienst een hoofdproduct te maken in plaats van een bijproduct.
Liquiditeitsprognoses
Een hogere omzet en daarmee een stijgende winst betekent dat de onderneming zich in een opwaarts traject bevindt, maar winst is niet alles. Liquiditeit betekent of de rekeningen van morgen betaalt kunnen worden, met één blik op de bankrekening kan je zien of de huur die morgen betaald moet worden ook daadwerkelijk afgeschreven kan worden, maar wat als we het vergrootglas even weghalen? Betekent de investering in een machine die je wil doen dat de je in betalingsproblemen komt vijf maanden later?
Hiervoor zijn liquiditeitsprognoses een extreem behulpzaam middel. Met een liquiditeitsprognose voorspel je de inkomsten en uitgaven voor een langere periode. Er kan dus worden voorspeld wanneer de liquiditeit een probleem wordt en wanneer misschien iets minder moet worden uitgegeven, aan de andere hand kan ingezien worden wanneer er een overschot ontstaat aan liquide middelen waarvan gebruik kan worden gemaakt.
Daarnaast kunnen trends worden ingezien:
- Betalen debiteuren langzamer;
- Betaal ik mijn schuldeisers (te snel) sneller;
- Stijgen de loonkosten door overwerk.
Net zoals bij de begrotingen heeft CBEE hier ook een dienst voor. Als onderdeel van het controllingpakket maakt CBEE een prognosticatie op voor de klant op kwartaal- of maandbasis. Hiermee is in te zien wanneer de liquiditeit een probleem kan worden, dit gepaard met het advies dat in onze pakketten zit, kan optimaal gestuurd worden zodat de ondernemer beter kan opereren.
Strategische doelen vertalen naar cijfers
De onderneming doelen geven is een cruciaal deel van het ondernemer zijn, tenminste, wij zien dat zo. In beginsel zullen dit hele abstracte doelen zijn, zoals:
- Ik wil effectiever met de klant bezig zijn;
- Ik wil een hogere omzet realiseren;
- Ik wil de vaste kosten verlagen.
Dit zijn voorbeelden van goede intenties om de onderneming een goede kant op te sturen, maar precies hoe vertaal je deze intenties naar concrete doelen waar je op kan sturen. Dit proces heet vertalen van doelen naar kritische succesfactoren en prestatie indicatoren.
Als voorbeeld kan je het eerste voorbeeld: ‘ik wil effectiever met de klant bezig zijn’ vertalen naar, ik wil productiever zijn en nog concreter. Mijn uren moeten 80% declarabel zijn. Door dit zo te formuleren en daaropvolgend de uren die je maakt bij te houden, zoals “lunch – niet declarabel – tarief = 0”. Door dit over een langere periode bij te houden en te meten hoeveel van de uren een geen nultarief hebben, kan je de declarabiliteit meten.
Het is van het grootste belang dat het meetbaar is, zodat er op gestuurd kan worden. Omzetstijging als doel kan in harde getallen of in percentage worden geuit. Hetzelfde geldt voor de vaste kosten. Door de omzet tussentijds in te zien kan worden bepaald of het doel realistisch was/is, er bijgespijkerd moet worden of dat er juist andere aanpassingen in de bedrijfsvoering gemaakt moeten worden.
Wat betreft Analytics zijn er veel praktische applicaties die de ondernemer kan helpen bij de sturing van de onderneming. Geïnteresseerd wat wij kunnen betekenen voor de sturing van jouw onderneming? Neem een kijkje op onze website voor meer informatie. Boekhouder nodig? Wij hebben de oplossing!
