Excel is het voornaamste programma voor veel finance professionals, maar blijft Excel dit ook? Zijn er alternatieven? Wanneer gebruik je wel en wanneer gebruik je niet Excel? We nemen Excel kritisch onder de loep. Is de onvoorwaardelijke liefde voor Excel ongegrond of blijft Excel het finance-programma? Wat zijn de voor- en nadelen van Excel versus BI-applicaties?
De voordelen van Excel
Excel wordt momenteel door ondernemingen, groot en klein, gebruikt voor financiële taken. Bijvoorbeeld: het opstellen van een begroting bij een klein- of middenbedrijf en de input voor managementrapportages voor grote bedrijven. Controllers en financials geloven in de flexibiliteit van Excel. Excel lijkt een programma waarin creativiteit wordt beloond. Waar veel non-standaard rapportages prima in verwerkt kunnen worden en gebruikersgemak heeft waar andere managementsoftware nog niet zijn.
Wat snel fout gaat in Excel:
- foute input in een cel
- afhankelijkheid van kennis van individuele personen
- logging is aan te raden, maar neemt ook veel tijd in
- tijdrovende reparaties.
De nadelen van Excel
Aan de andere kant wordt de afhankelijkheid van Excel vaak onderschat. Waar sommige mensen wat angstig zijn voor de afhankelijkheid van kunstmatige intelligentie, zien veel bedrijven nu in dat de afhankelijkheid van Excel ook vraagtekens naar boven brengt. Zo zijn niet alleen de bovenstaande pijnpunten problemen die Excel veroorzaakt, maar zo is ook de hele infrastructuur bij veel bedrijven een probleem. ‘Een Excel-bestandje hiervoor, een Excel-bestandje daarvoor’. Omdat verschillende Excel-bestanden niet automatisch koppelen, is het zomaar mogelijk dat er meerdere bestanden van hetzelfde onderwerp worden aangehouden.
Maar wat voor alternatieven zijn er voor Excel? Voor boekhouden zijn er boekhoudpakketten en voor facturatie zijn genoeg CRM-applicaties en of ERP-pakketten. Maar hoe worden deze gelinkt en hoe moet een rapportage er uitzien? Wij geloven in de kracht van BI-applicaties.
De oplossing: BI-applicaties
BI-applicaties (Business Intelligence) zorgen voor het opslaan, bewerken, verrijken en presenteren van data en gegevens. Het helpt organisaties met het inzichtelijk krijgen van trends, uitzonderingen en geleverde prestaties. Bedrijven die nieuw beginnen met BI starten nagenoeg allemaal met PowerBI van Microsoft, vanwege overeenkomsten met de werkwijze van Excel. Microsoft Power BI onderscheidt zich ook door de eenvoud in het maken van visualisaties, rapportages en sturingsinformatie. Dit is niet alleen interessant voor financiële informatie, maar ook voor andere bedrijfsprocessen als uw klantenservice of logistiek proces.
Excel versus BI-applicaties: wat voegt een BI-tool toe?
BI-applicaties helpen je om trends eerder te ontdekken. Het monitort continue de processen en prestaties van je onderneming, in plaats van een overzicht achteraf. Wekelijkse en maandelijkse rapportages kun je op deze manier in een handomdraai maken. Zo kan je sneller schakelen. Een voordeel van BI is ook dat je het kan koppelen aan verschillende databases. Apart alle gegevens downloaden uit de verschillende systemen is dus niet meer nodig.
Hoe implementeer ik een BI tool?
Het voordeel van Power BI is dat het downloaden en het gebruik in eerste instantie gratis is. Het implementeren bestaat uit het koppelen of importeren van data, waarna je deze bewerkt en visualiseert met talloze soorten grafieken. Ook het toevoegen van KPI’s is mogelijk, waardoor je voortgang volgt en kunt bijsturen.
CBEE – Smart People gelooft dat kennis van Excel essentieel is voor elke finance professional. Maar de tekortkomingen van Excel moeten ook ingezien worden. Excel is een prima (licht) programmeerbaar rekenprogramma, maar is op basis van veiligheid en deelbaarheid niet sterk. Wat betreft visualisatie is Excel ook geen marktleider. De conclusie van het vergelijken van Excel versus BI-applicaties: een BI-applicatie is een perfect alternatief voor het opstellen van behapbare rapportages en dashboards.
Wil je op de hoogte worden gehouden van andere interessante marktontwikkelingen? Volg dan onze financiële professionals op onze LinkedIn pagin. Ben je op zoek naar een finance professional die jou helpt binnen je organisatie? Kijk dan eens naar onze diensten voor ondernemers of neem contact met ons op.
